Пожалуй, главный вопрос, который должен волновать организаторов любого бизнес-мероприятия: как измерить его эффективность? А также в чем заключаются критерии его успеха, какие правила являются беспроигрышными, а какие — рискованными? Как сформировать эффективную команду для работы на мероприятии, и как его подать Партнерам? Любой проект нуждается в единой логике и системе поддержки — что нужно сделать, чтобы запланированная цепочка мероприятий работала, укладываясь в эту четкую схему? Заодно мы постараемся проанализировать то новое в системе мероприятий, что запланировано Компанией на будущее.
Новый цикл организаций: вместо символа замкнутости — развивающаяся спираль
Главные двигатели успешной работы в бизнесе — это знания и эмоции. И самый эффективный инструмент передачи и того, и другого вашим Партнерам – это, конечно, мероприятия. Никакое личное спонсирование не принесет того эффекта, который может принести посещение таких грамотно выстроенных мероприятий. Причина в том, что соотношение затраченных усилий и полученной отдачи на таких личных встречах значительно выше. Положительные факторы, действующие со стороны Партнера, — это получение знаний и эмоций не из одного источника, а сразу из нескольких. А со стороны Лидера/Компании (в зависимости от того, кто проводит это мероприятие) здесь происходит передача знаний не одному Партнеру, а достаточно большой группе людей.
Надо сразу заметить, что в настоящий момент в проведении бизнес-мероприятий наметилось несколько положительных тенденций. Значительно увеличилось количество проводимых мероприятий, и появились их новые формы (например, Марафон Волна Успеха), которые позволили объединить усилия и Лидеров, и Компании с целью охватить большее количество Партнеров. Кое-где организаторы сумели задействовать хорошо забытые, проверенные организаторские навыки и формы работы. Однако при этом стали заметны и некоторые не очень позитивные моменты. В частности, проявилась определенная спонтанность в организации встреч. В результате некоторые Марафоны были сорваны по вине организаторов, а некоторыми Лидеры сами остались недовольны. Были случаи, когда сами Партнеры оказались не удовлетворены итогами посещенных мероприятий.
Почему не всегда полученный эффект и отдача от мероприятий оправдывают и ваши ожидания как Лидеров, организующих мероприятия, направляющих Партнеров на мероприятия Компании, и ожидания Компании как стороны, инициирующей проведение мероприятий?
Рассмотрим три фактора:
- Как мы продаем мероприятия?
- Кого направляем на мероприятия Компании?
- Как проводим мероприятия?
Как мы продаем мероприятия?
Надо признать, что сегодня практически не работает единая логика, система раскрутки и продажи мероприятий от одного к другому. Поэтому постараемся расставить акценты и обозначить задачи, которые Лидеры и Компания должны решать на каждом мероприятии для продвижения всей системы встреч.
■ МДА: мотивируем людей на Золотой Фестиваль Успеха! Всех новичков мотивируем на ноябрьские Школы на Заимке.
■ Золотой Фестиваль Успеха: даем установку на запуск новой Волны Успеха! Собираем Лидеров, которые наиболее эффективно донесут полученный на Фестивале заряд эмоций и знаний в регионы через Марафоны Волна Успеха.
■ Марафоны Волна Успеха: передаем энергию Золотого Фестиваля Успеха в массы!
■ На Форумах и Академиях мы формируем команды на будущие Фестивали.
Кого направляем на мероприятие?
Главные вопросы для организатора: зачем люди должны приехать на мероприятие; кто должен приехать; что конкретно они должны вынести из встречи? Давайте рассмотрим это на конкретных примерах.
Школа врачей
■ Партнеры приезжают на мероприятия получать новые знания.
■ Поэтому вполне логично, что Лидер старается послать на Школу человека, знания которого по продукту надо подтянуть.
■ Немаловажный фактор составляет финансовая сторона, ведь зачастую на встречу едут не те, кому действительно необходимо получить знания, а те, у кого есть для этого возможности.
■ Что выносят из встречи? Знания о конкурентных преимуществах продукции, которые используют для индивидуальной работы. Для Школы врачей существует и второй вариант.
■ Партнеры приезжают на мероприятия получать новые знания, анализировать и перенимать алгоритм, технологию передачи знаний.
■ Посетители — Партнеры с достаточным багажом знаний по продукту, которым обучение поможет более структурированно и эффективно доносить эти знания.
■ Приезжающие — не те, у кого есть финансовые возможности, а те, кого направил Лидер, способные впоследствии «отработать» вложенные средства проведением обучения в структуре.
■ Что люди выносят из встречи? Технологию передачи знаний и проведения обучающего мероприятия.
Такой подход позволяет достичь максимального эффекта за счет того, что мы получаем не 25 обученных людей, а 25, умноженных на количество человек, которых эти Партнеры смогут обучить в своих регионах.
Фестиваль Успеха
■ Мотивируем людей на повышенный заряд эмоций.
■ На это мероприятие мы везем не всех, а только эффективных и перспективных Лидеров, активно развивающихся Партнеров, а «негативщиков» оставляем дома.
■ В итоге получаем «заряженных» Партнеров, которые способны передать свои положительные эмоции и заряд Фестиваля в свои структуры.
И самое главное — мы не должны переставать работать с Партнерами после возвращения с мероприятий, не бросаем их! Примером может служить МДА: сколько на нем было интересных и перспективных проектов! Но за последующий год работы хорошие результаты показали только те немногие команды, с которыми и после мероприятия плотно продолжал работать Лидер-Президент.
Упрощенная схема выглядит так: съездил, отучился, затем обязательно собрал свою команду и рассказал о том, что нового узнал, поделился полученными знаниями!
Как проводим мероприятие?
Организация мероприятия — это сложный и многогранный процесс. Есть интересное высказывание по этому поводу: «Кто-то, работая над процессом, считает, что он состоит из мелочей. А кто-то полагает, что мелочей здесь не бывает. Как правило, в конкуренции выигрывает второй!»
Добавим: чтобы получить максимальный эффект от мероприятия, надо воспринимать его не как разовое событие, а как ряд определенных этапов. Весь организационный цикл может выглядеть следующим образом. Раскрутка (продажа) акции — подготовка сценария — подготовка технического оснащения — организационная подготовка (работа с подрядчиками, заказ атрибутики и т. д.) — прогон — проведение мероприятия (этот пункт, как и все другие, дробится на несколько подзадач, например организация раусной части, работа в фойе и т. д.) — пострелизы (материалы в корпоративный журнал, на сайты, работа Партнеров со своими командами в регионах).
Как видим, эта схема — сложная, требующая четкой постановки задач и подзадач и распределения зон ответственности между организаторами мероприятия. Соответственно, нужны люди, команды, на плечи которых Лидер мог бы возложить работу и ответственность за мероприятия.
Школа организатора мероприятий: этапы обучения
Для того чтобы встречи были еще более интересными для Партнеров, более эффективными, Компания запустила новый проект — Школу организатора мероприятия!
1. Формирование команды
Лидер структуры формирует команду из 5 человек, которые впоследствии будут являться оргкомитетом крупного мероприятия. Для эффективности последующей работы при подборе людей определяем роли:
■ техническая часть,
■ материальная часть (администрирование, финансы, заказы атрибутики, полиграфии и т.д.),
■ содержательная часть (креатив, сценарий и т.д.),
■ ведущий (работа с залом, с выступающими и т.д.),
■ Лидер, который всем этим управляет.
2. Генерируем идеи
Каждая из команд по определенному ТЗ разрабатывает и представляет проект Марафона Волна Успеха в своем регионе.
3. Обсуждаем проекты
На Золотом Фестивале Успеха представители команд в рамках Инновационного решения года представляют свое видение проведения мероприятия. Выявляем лучший проект и принимаем его за основу будущего мероприятия.
4. Учимся
На Артлайф-Заимке проводится Школа организатора мероприятий, куда приглашаются все отобранные Партнеры. Команда, представившая лучший проект, проходит обучение бесплатно! В рамках обучения Партнеры проходят все этапы организации мероприятия (на примере Марафона Волна Успеха). Программа охватывает все организационные, технические, идейные аспекты.
5. Проводим мероприятие
Отучившись в Школе организаторов мероприятий, Партнеры каждой из команд представляют свою «дипломную работу». И этой «дипломной работой» становятся Марафоны Новая Волна.
6. Выигрываем номинацию
Через год, на следующем Лидерском бизнес-форуме, Лидер, чья команда наиболее удачно провела мероприятие, получает номинацию «Команда новой Волны»!
Резюмируя вышесказанное, можно сказать, что традиционно мы представляли систему мероприятий как круг, цикл, календарь. Этот образ хорош всем, кроме символа замкнутости, законченности. Каждый год один и тот же цикл, одно и то же... Сегодня мы предлагаем посмотреть на систему мероприятий не как на что-то замкнутое, а как на постоянно развивающуюся спираль, в которую каждый раз вносится что-то новое.
Новые грани использования мероприятий
Новые возможности, которые можно открыть для бизнеса, могут принести свежие идеи организации бизнес-встреч. Например, если в месте проведения встречи присутствует Интернет — необходимо подключать регионы для просмотра в режиме онлайн. Или, наоборот, эту связь можно применять для включения вещаний Лидеров. Используйте мероприятия для пиара своего бизнеса, приглашая на него представителей общественных организаций. Ищите через эти мероприятия бизнес-партнеров, бизнес-попутчиков. В свою очередь и Компания будет стараться не ограничиваться имеющимися формами. Помимо Школы организаторов мероприятий, разработан еще один поэтапный проект — Школа управления офисом.
Большое количество людей сейчас различными способами узнают о продукции Артлайф. Интернет, рекомендации знакомых, советы врачей и т.д. Но при этом у них не будет возможности узнать о Компании и ее продуктах от Партнеров. Они просто сами ищут телефоны, координаты в офисах, и дальше их лояльность к Компании и продукту уже зависит от того, как отлажена система сервиса в каждом конкретном регионе!
В программе Школы, на которую приглашаются администраторы, менеджеры Сервисных центров, представлены все составляющие сервисной культуры, управление персоналом, технологии продаж, мотивация персонала, рекламно-информационные технологии, материальная и эмоциональная составляющая сервиса. И здесь же предусмотрены бонусы по оплате обучения. Это проект для тех, кто хочет выстраивать работу в ногу с современными тенденциями ведения бизнеса!
И, наконец, у каждого мероприятия должно быть свое лицо, которое необходимо вначале придумать, а потом зафиксировать. Ведь через эти встречи пишется и история Партнерских структур, и история Компании, и ваша личная Лидерская история.
Целься точнее!
Как известно, для некоторой категории людей цель оправдывает средства. Добавим: четко сформулированная цель еще и экономит ваши затраты. Как же добиться от планируемого мероприятия желанных результатов? Попробуем разобраться.
Итак, какова цель любого мероприятия? Больше подписывать договоров? Увеличивать продажи? Ни в коем случае! Это не цели, скорее это мысли, чаяния и желания. Это цели, которые мы ставим по отношению к бизнесу в целом. И мероприятие — это лишь один из инструментов в цепочке многих других к достижению этих целей.
Что отличает цель от мечты, желания, идеи?
■ Достижимость.
■ Согласованность, то есть понимание того, из какой последовательности действий состоит процесс реализации цели. Ведь мероприятие — это лишь один из инструментов, и нужно понимать, какие цели оно может решить самостоятельно, а какие — нет.
■ Конкретизированность.
■ Определенность во времени.
К чему приводят неправильные постановка и понимание цели мероприятия?
■ К неправильному пониманию аудитории участников.
■ К несоответствию ожиданий участников и ожиданий организаторов. Чем четче конкретизирована цель, тем проще организовать работу по раскрутке и подготовке мероприятия и тем больше эффект на выходе.
Как сформулировать цели на примере «Школы по продукту»?
■ Донести информацию о продуктах Артлайф массовой аудитории, идеи ЗОЖ.
■ Мотивировать врачебную аудиторию на необходимость применения БАК в практике.
■ Предложить Партнерам инструменты и технологии работы с тем или иным продуктом. Мотивировать их на продвижение определенной группы товара.
■ Локально продвинуть тот или иной новый или сезонный продукт.
Что мы показали этим примером? У мероприятия с одним названием могут быть разные цели. Поэтому может возникнуть ситуация, когда участник ждал не то, что в итоге получил, или организаторы получили нецелевую аудиторию.
Что зависит от понимания цели?
■ Задачи, решение которых поможет нам достигнуть цели.
■ Средства, которыми мы эти задачи будем решать.
■ Выбор аудитории, которую мы будем мотивировать на мероприятия.
ГДЕ, КАК И ЗАЧЕМ?
Несколько основных вопросов, на которые должны найти ответ организаторы любой встречи
■ Рекламно-информационное обращение к участникам.
Когда четко сформулирована цель, мы понимаем, кто должен быть участниками мероприятия. Мы разбиваем цель на подзадачи и ищем пути их решения! Когда мы определились с целью мероприятия, то уже поняли, кто для него нужен. Мы начинаем выделять ключевые задачи, которые будут работать на достижение цели.
После того как достигнуто осознание того, кто является нашей аудиторией, следующий шаг — привлечь ее на мероприятие. И значительно проще это сделать, когда мы не просто анонсируем и продаем название мероприятия, а закладываем в его основу какой-то повод.
«Зачем мы здесь?» — спросят ваши Партнеры, которых вы пригласили на первую встречу с идеей. И от того, какой ответ они получат, зависит ваше дальнейшее сотрудничество. Универсальный ответ, может преследовать сразу несколько целей: потребность в новых клиентах, в новых Партнерах, в эмоциональной встряске структуры, в адреналине, в творческой реализации.Для того чтобы создать мероприятие, нужен повод.
Проблемный повод
■ В городе свирепствует вирус гриппа. Мы приглашаем всех на короткий семинар «Укреплю иммунитет!» или «Как защититься от вируса».
■ В России выборы, президенты сменились, а у вас в жизни ничего так и не изменилось? Приглашаем на курс «Меняем застой в экономике на прогресс и стабильность!»
■ Дорогие мужчины, помните ли вы, что 8 марта вам придется выбирать подарок (и, возможно, не один)? Советы: что подарить, чтобы судьбе и кошельку не навредить.
■ Хорошая погода в июле —повод сходить в поход: набираем группу активистов.
■ Вы уже ощутили в 2012 году повышение цен на продукты питания и лекарства? Приходите на встречу-семинар «Антикризисный ресурс». Скорректируем карму кошелька, поговорим о здоровье и завершим все это вкусным чаем!
■ В город через 3 месяца приезжает знаменитый артист. Билет стоит 3000 рублей. Как быстро заработать деньги на билет для себя и своего друга?
Информационный повод
■ Компания ввела единые розничные цены, что это такое и как от этого получить выгоду – узнайте на встрече.
■ Появилась новинка: в офисе будет эксперт-косметолог, который расскажет, как этот продукт волшебно избавит всех от проблем старения! Кто желает участвовать в SPA-апробации, записывайтесь в подопытную группу!
■ Прошел Фестиваль Успеха на Кипре! Вернулась наша команда с победами и наградами! Давайте встретим их, поздравим и расспросим о впечатлениях.
■ Компания подарила нам тренинг и много интересных новинок! Поэтому все на Волну Успеха в нашем городе!
■ У нас на вечере будет интересный гость — путешественник и бард! Он расскажет о том, как идти к мечте и выжить в сложных условиях. Будет небольшая концертная программа.
Романтический повод
■ В День святого Валентина загадываем желания о любви и счастье! Зажечь фонарик любви, приобрести эликсир молодости и выпить напиток счастья можно в нашем офисе.
■ «Любовь нон-стоп»: просмотр любимых романтических фильмов и общение!
Какой формат общения лучше выбрать? Вебинар? Встречу в офисе за чаем, в клубной обстановке? Формализованную официальную бизнес-встречу в офисе? Правильный ответ — любой вид, где есть непосредственное личное общение. Это может быть разговор, после которого сложатся хорошие отношения и зародится мысль: а может, стоит что-то по-другому делать и вообще начать работать и стремиться к статусу Президента? А для этого подойдет любое место, где приятно и комфортно.
ЧТОБЫ ВСЕ ЗНАЛИ
Как организовать грамотную PR-раскрутку вашего мероприятия?
1 этап в формировании успешной PR-компании — это формирование содержания обращения к Партнерам
Прежде всего здесь мы отвечаем на вопросы: кого желаем привлечь к участию в мероприятии, что им желаем дать, какие результаты хотели бы получить участники? Как и в любых продажах, здесь работает технология ВИЖД:
Внимание
Интерес
Желание
Действие
Текст обращения, который ляжет в последующем в основу плакатов и приглашения, должен содержать ответы на эти вопросы. Например:
■ Впервые от гуру сетевого маркетинга…
■ Опыт успешных продавцов, простые пошаговые технологии продаж, супертренинг «Эффективные продажи».
■ Вы научитесь работать с возражениями, составлять коммерческое предложение крупным клиентам, сегментировать потенциальную аудиторию и т.д.
■ Для тех, кто стремится к прорывным результатам в продажах – эксклюзивная цена! Приди прямо сейчас и получи…
2 этап — выбор повода и основной «изюминки» мероприятия, на которую скорее всего могут откликнуться Партнеры. Чем их можно привлечь?
■ Билетная акция (первым 20 участникам скидка, приведи 5 новичков — получи скидку и т. д.);
■ бонус на посещение последующего мероприятия;
■ «эксклюзив» с мероприятия (раздатка, новинка, подарок и т.д.);
■ лотерея для участников мероприятия;
■ подключение к участию в мероприятии.
Сопутствующие этапы работы, без которых невозможна грамотная раскрутка мероприятия
Рекламно-информационное сопровождение встречи:
— плакат в Сервисном центре,
— пригласительные билеты,
— программка,
— сертификат,
— ручка,
— блокнот,
— бейдж,
— сувенирная продукция.
Своевременное информирование о мероприятии:
■ СМС, электронная почта, социальные сети;
■ вебинар.
При этом мы еще раз делаем упор на Цели мероприятия, его содержании и на том, что в итоге получат и довезут Партнеры в свои структуры, какой информацией они смогут поделиться со своими Партнерами.
Примерные этапы информирования:
■ за 2–3 месяца — анонс мероприятия;
■ за 2–3 недели — вебинар;
■ за 1 неделю — контрольное оповещение участников.
3 этап — организация постпромо мероприятия: своевременное отправление информации о мероприятии в Компанию
■ Необходимо быстро, в течение встречи, составить информационное сообщение о ее ходе на свой сайт или в Компанию.
■ Создание подарков, которые будут напоминать о мероприятии.
■ Пригласительные на следующее мероприятие.
■ Отзывы от структуры после мероприятия.
При этом мы отвечаем на шесть главных вопросов: что произошло, где, когда, кто участвовал, почему это произошло, как произошло. Дополнительно готовим фотоотчет из 5 фотографий, собираем отзывы участников. Особый акцент на то, как Партнер по возвращении в свою структуру использовал полученные знания.
